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政策撰写指导

各学系在起草新的或修订现有大学政策时,应遵循以下建议的写作指导.

一般写作指导

  • 保持简单. 政策应该用通俗易懂的语言书写,而不是法律术语. 这项政策应该很容易为整个大学社区所理解.
  • 保持一般性. 政策不能考虑到所有可能的情况. 政策应该写得广泛,但要有足够的清晰度,以适用于不同的情况. 详细的指导可以在FAQ或详细的过程指南或标准中提供.
  • 要有相关性. 政策应该清楚地告诉受众它存在的原因, 它会影响谁, 主要条件和限制, 何时以及在何种情况下适用, 以及该如何执行. “艺术术语”应在“定义”一节中为读者明确定义.
  • 检查准确性和符合性. 确保政策草案符合国家教育委员会的所有政策, 管理大学政策或规章制度的, 现行的联邦和州法律/法规, 和行业要求.
  • 确保政策能够执行.  没有执行意图的政策, 或者在没有确保适当资源的情况下书面承诺义务, 不应该写成.
  • 清楚地说明谁做什么. 明确部门和个人的角色和责任. 确保政策规定了谁被授权做出某些决定,谁负责执行某些职责.
  • 少即是多. 保险单不需要很长. 在许多情况下,越短越好. 该政策的目标是简明、清晰地传达重要信息. 较长的策略可能难以理解、解释和应用.

使用大学政策模板

使用 大学政策模板(msword格式) 起草或修改保单时.

遵循模板对于一致性和可访问性很重要. 该策略模板旨在帮助确保所有能力的人都可以访问.

所有政策的标题应使用Arial字体,段落文本应使用Garamond 12pt字体.

为你的读者写作

大多数政策的受众是整个大学社区. 语言必须是所有观众都能理解的, 不仅仅是主题或技术专家.

  • 假设读者对校园和大学社区有基本的了解,但不了解具体的政策或程序.
  • 使用准确的词汇、简短的句子和可理解的术语进行清晰的写作. 如果使用技术术语或具有专门含义的词, 在策略的“定义”部分下定义它们. 在整个策略中使用相同的词汇,保持术语一致.
  • 用“必须”代替“shall”,用“should”时要有意,这意味着建议而不是要求. 记住,大学政策通常是强制要求, 不交流允许的指导方针或建议.

使用通俗易懂的语言

简洁的语言有助于确保政策的清晰, 简洁的, 并为整个大学社区所理解. 一个有用的资源是 联邦普通语言指南 旨在促进所有政府通讯均使用通俗易懂的语言.

  • 用主动语态清楚地说明谁做了什么. 被动语态模糊了谁该对什么负责. 在主动语态中,行为的部门或个人是句子的主语. 在被动句中,被作用的人或物是句子的主语.g.,写上“副总裁必须……”.而不是“助理副总裁的最终责任是……”..”; write “notify appli可以ts who were not selected for an interview….,而不是“没有被选中参加面试的申请人必须被通知…”). 在有限的情况下, 在法律上,当一个动作紧随另一个动作时,使用被动语态比较合适, 除了法律本身,没有任何行为者.
  • 使用简单直接的语言,避免行话和限定词.g.完全地、完全地、肯定地等等.).
  • 避免有多个从句的句子.
  • 最小化的缩写. 缩写可能会中断阅读过程,要求读者回头查看策略, 或者查阅定义, 记住缩写. 如果一个缩写有一个常见的用法,不要定义它们. 它占据了空间,并且惹恼了读者. 例子包括:博士,ADA, CIA, ATM.
  • 使用适当的标点和语法来帮助读者理解政策.
  • 使用“必须”来表示需求,而不是“应该”.“shall”的使用是不精确的,它既可以表示义务,也可以表示预测. 不要用shall,而用:
    -“必须”表示义务,
    -禁止"绝对不能"
    -“may”表示自由裁量行动,以及
    推荐信用“should”.
  • 省略多余的单词
    多余的词普通的替代品
    能够可以
    对…负责必须
    根据
    如果if
    关于
    足够数量的足够的
    为了to
    作为…的结果因为,因为,因为
    以及也,
    只要如果,因为
    在任何时候总是(或忽略)

使用性别包容的语言

政策必须使用中性和对性别敏感的语言编写.

  • Do not use masculine or feminine pronouns as the default; use “they” or “the 个人.”
  • 避免使用带有性别的名词,如chairman, man, mankind. 而不是, 使用中性名词,如chair, 部门主管, 协调员, 人类, 个人, 或人.
  • 写作中心是一个有用的资源, 北卡罗来纳大学教堂山分校的网络讲义, 性别包容性语言.

遵循大学的风格指南

  • 通过策略使用一致的术语.g.,“机构”和“大学”不可互换使用).
  • 使用BG真人馆和BG真人馆作为第二参考. 不使用BSU.
  • 除非是正式名称的一部分,“university”不要大写.
  • 除非用作正式头衔的一部分,否则不要大写“college”.
  • 职位名称不要大写(总裁, 教务长, 院长),除非用作姓名前的正式头衔.
  • 除使用正式名称时,如“department of History ?.
  • 网站是一个词,http://从网址中删除,除非需要直接链接.

有关其他样式指导,请参阅 BG真人馆风格指南.

避免复杂的表格,视觉辅助工具和图形

Tables and other graphics 可以 make complex information easier to 下stand; however, 它们可能会给残疾人带来无障碍问题. 表格和其他图形不应该成为交流信息或策略要求的主要手段, 不鼓励使用复杂的表格和图形. 如果它们是用来帮助理解的,那么它们必须是可理解的.